Всем хочется сэкономить, а в нынешних непростых экономических условиях – тем более. Поэтому разговоры об оптимизации затрат имеют под собой вполне законные обоснования, особенно когда расходы на печать начинают превышать все мыслимые и немыслимые пределы. При сегодняшних ценах на расходные материалы печать документации может стать не только «золотой», но даже «платиновой». Как выходить из подобного непростого положения? Очень просто: обратиться к услугам аутсорсинга в виде покопийного обслуживания.
Заключайте клик-контракт
Подобный способ оптимизации работ актуален для средних, крупных и очень крупных компаний. Именно там бумажный документооборот представляет собой лавинообразный процесс, достойно справиться с которым не каждому офису под силу. Потому практика аутсорсинга набирает скорости и в нашей стране. Есть смысл разгрузить себя и передать всю или частичную организацию копирования бумаг во внешнюю контору.
Дело в том, что порой затраты на печать даже не закладываются в IT-бюджеты, потому что средства на приобретение печатных аппаратов и расходников на них в солидных компаниях размыты меж разными подразделениями. Допустим, процесс выглядит следующим образом:
- За покупку бумаги отвечает офисный менеджер.
- Оргтехнику закупает отдел IT.
- Приобретение картриджей поручается отделу закупок.
Иначе говоря, немалое число специалистов фактически дублируют деятельность друг друга, а руководство компании не всегда осознает, сколько финансов «уплывает» на обслуживание принтеров, копиров, многофункциональных устройств.
Так вот покопийная печать – это комплексное сопровождение печатающей техники, при котором клиент оплачивает только напечатанную копию (или одну страницу, обычно формата А4).
На новейших копировально-печатных моделях устанавливаются счетчики копий. Есть пара приемов снятия приборных показаний:
- ручной;
- автоматический.
При первом – всего лишь распечатывается страница конфигурации печатающего устройства. Метод хороший, но неудобный, а данные, полученные таким образом, непросто учитывать в авторежиме.
При втором – задействуется программа для мониторинга принтеров, например, Print Monitor или SNMP Discovery. Такие приложения отображают количество отпечатанных листов, уровень расхода краски или тонера, приблизительный срок замены картриджа и прочую информацию .
Загвоздка в том, что софт для контроля печати предназначен для действий по интернету, что заставляет глав компаний отказываться от подобных услуг ввиду угрозы потери конфиденциальных сведений.
Внедрение в деятельность фирмы аутсорсинга печати – явление прогрессивное, представляет собой новейшую ступень учета процессов печати, позволяющий в большей степени использовать умения и навыки поставщика печатных услуг.
При высококачественном печатном обслуживании ни в коем случае не должно быть:
- темных полосок, точек, черточек на бумаге;
- замятых листов;
- искаженных изображений;
- остатков тонера на бумажной поверхности.
«За» и «против» аутсорсинга печати
Минусы:
- Затрудненность учета листов на струйном оборудовании.
- Использование форматов, отличных от A
- Проблема внедрения.
Плюсы:
- Высвобождение работников от непрофильной работы.
- Сокращение расходов.
- Прозрачность услуги.
- Единый поставщик (аутсорсер).
- Бесперебойность работы печатной аппаратуры.
- Простота проектирования бюджета.
- Постоянная и грамотная техподдержка.
Вывод: клик-контракт помогает увеличить рентабельность бизнеса!
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
