Что такое аутсорсинг офисной печати и в чем его преимущества?

 Всем хочется сэкономить, а в нынешних непростых экономических условиях – тем более. Поэтому разговоры об оптимизации затрат имеют под собой вполне законные обоснования, особенно когда расходы на печать начинают превышать все мыслимые и немыслимые пределы. При сегодняшних ценах на расходные материалы печать документации может стать не только «золотой», но даже «платиновой». Как выходить из подобного непростого положения? Очень просто: обратиться к услугам аутсорсинга в виде покопийного обслуживания.

Заключайте клик-контракт

 Подобный способ оптимизации работ актуален для средних, крупных и очень крупных компаний. Именно там бумажный документооборот представляет собой лавинообразный процесс, достойно справиться с которым не каждому офису под силу. Потому практика аутсорсинга набирает скорости и в нашей стране. Есть смысл разгрузить себя и передать всю или частичную организацию копирования бумаг во внешнюю контору.

 Дело в том, что порой затраты на печать даже не закладываются в IT-бюджеты, потому что средства на приобретение печатных аппаратов и расходников на них в солидных компаниях размыты меж разными подразделениями. Допустим, процесс выглядит следующим образом:

  1. За покупку бумаги отвечает офисный менеджер.
  2. Оргтехнику закупает отдел IT.
  3. Приобретение картриджей поручается отделу закупок.

 Иначе говоря, немалое число специалистов фактически дублируют деятельность друг друга, а руководство компании не всегда осознает, сколько финансов «уплывает» на обслуживание принтеров, копиров, многофункциональных устройств.

 Так вот покопийная печать – это комплексное сопровождение печатающей техники, при котором клиент оплачивает только напечатанную копию (или одну страницу, обычно формата А4).

 На новейших копировально-печатных моделях устанавливаются счетчики копий. Есть пара приемов снятия приборных показаний:

  • ручной;
  • автоматический.

 При первом – всего лишь распечатывается страница конфигурации печатающего устройства. Метод хороший, но неудобный, а данные, полученные таким образом, непросто учитывать в авторежиме.

 При втором – задействуется программа для мониторинга принтеров, например, Print Monitor или SNMP Discovery. Такие приложения отображают количество отпечатанных листов, уровень расхода краски или тонера, приблизительный срок замены картриджа и прочую информацию .

 Загвоздка в том, что софт для контроля печати предназначен для действий по интернету, что заставляет глав компаний отказываться от подобных услуг ввиду угрозы потери конфиденциальных сведений.

 Внедрение в деятельность фирмы аутсорсинга печати – явление прогрессивное, представляет собой новейшую ступень учета процессов печати, позволяющий в большей степени использовать умения и навыки поставщика печатных услуг.

 При высококачественном печатном обслуживании ни в коем случае не должно быть:

  • темных полосок, точек, черточек на бумаге;
  • замятых листов;
  • искаженных изображений;
  • остатков тонера на бумажной поверхности.

«За» и «против» аутсорсинга печати

 Минусы:

  • Затрудненность учета листов на струйном оборудовании.
  • Использование форматов, отличных от A
  • Проблема внедрения.

 Плюсы:

  • Высвобождение работников от непрофильной работы.
  • Сокращение расходов.
  • Прозрачность услуги.
  • Единый поставщик (аутсорсер).
  • Бесперебойность работы печатной аппаратуры.
  • Простота проектирования бюджета.
  • Постоянная и грамотная техподдержка.

 Вывод: клик-контракт помогает увеличить рентабельность бизнеса!

ОЦЕНИ СТАТЬЮ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

9  +  1  =